Gerade beim ersten Termin sind sich Podologinnen und Podologen nicht ganz sicher: Welche Angaben sind zwingend erforderlich? Was darf korrigiert werden – und von wem? Sindy Burow gibt praxisnahe Orientierung für die Praxen, basierend auf dem Vertrag nach § 125 Abs. 1 SGB V und den aktuellen Anlagen.
Die podologische Versorgung ist ein wichtiger Bestandteil der medizinischen Betreuung von vielen Patienten – insbesondere bei chronischen Erkrankungen wie Diabetes mellitus. Damit die Behandlung reibungslos beginnt und korrekt abgerechnet werden kann, ist eine fehlerfreie Heilmittelverordnung essenziell.
Die Heilmittelverordnung (Muster 13) ist das Fundament jeder Behandlung. Sie muss bestimmte Pflichtangaben enthalten, damit die Therapie überhaupt begonnen werden darf.
Personalienfeld
Das Personalienfeld auf der Heilmittelverordnung ist eine Pflichtangabe und muss vollständig ausgefüllt sein, damit die podologische Behandlung begonnen werden darf. Es umfasst die Angaben zur oder zum Versicherten (Name, Vorname, Geburtsdatum, Versichertennummer, Versicherungsstatus), zum Kostenträger (Krankenkasse, Kostenträgerkennung) sowie zur verordnenden Ärztin oder zum verordnenden Arzt (Arzt-Nr., Betriebsstätten-Nummer) und das Ausstellungsdatum der Verordnung.
Fehlen eine oder mehrere dieser Angaben, ist die Verordnung ungültig und die Behandlung darf nicht aufgenommen werden. Korrekturen und/oder Ergänzungen dieser Angaben können ausschließlich arztseitig erfolgen und müssen mit erneuter Arztunterschrift sowie Datumsangabe versehen sein. Handschriftliche Änderungen der Angaben zum Kostenträger, insbesondere zur Krankenkasse, sind nicht zulässig. Die Korrektur muss grundsätzlich vor Einreichung der Verordnung zur Abrechnung erfolgen. Für die Felder „Status“ und „Betriebsstätten-Nummer“ sind nachträgliche Korrekturen gemäß Ziffer 4 Absatz 2 der Anlage 3 möglich. Eine fehlende Betriebsstätten-Nummer im Versichertenfeld kann vom zugelassenen Leistungserbringer für die Abrechnung aus dem Arztstempel übernommen werden.
Zuzahlungsfrei/Zuzahlungspflicht
Das Feld „Zuzahlungsfrei/Zuzahlungspflicht“ ist eine optionale Angabe. Durch Setzen eines Kreuzes gibt die Ärztin oder der Arzt an, ob eine Zuzahlungsbefreiung vorliegt. Für die Abrechnung ist jedoch ausschließlich die Vorlage einer gültigen Befreiungsbescheinigung der Krankenkasse entscheidend. Die Kennzeichnung auf der Verordnung muss nicht korrigiert werden, und ein Korrekturzeitpunkt entfällt. Das Feld „Unfallfolgen/BVG“ ist eine konditionale Pflichtangabe. Hier kann durch ein Kreuz angegeben werden, ob es sich um eine Unfallfolge oder eine Verordnung im Rahmen des Bundesversorgungsgesetzes handelt. Eine Korrektur ist in diesem Fall nicht erforderlich.
Die Angabe der behandlungsrelevanten Diagnose ist eine Pflichtangabe auf der Heilmittelverordnung und spielt eine zentrale Rolle für die therapeutische Zuordnung und Abrechnung podologischer Leistungen. Sie muss in Form eines oder mehrerer ICD-10-Schlüssel erfolgen und kann zusätzlich oder alternativ durch Klartext ergänzt werden. Auch ein Freitext ist zulässig, sofern er die therapierelevante Diagnose eindeutig beschreibt. Die Heilmittel-Richtlinie (§ 27 HeilM-RL) unterscheidet dabei zwischen verschiedenen diagnostischen Voraussetzungen:
- Nach § 27 Abs. 1 HeilM-RL gelten ICD-10-Schlüssel als therapierelevant, wenn sie entweder ein Diabetisches Fußsyndrom oder eine diabetische Neuropathie ausweisen.
- Nach § 27 Abs. 2 HeilM-RL sind ICD-10-Schlüssel relevant, die eine sensible oder sensomotorische Neuropathie oder ein neuropathisches Schädigungsbild infolge eines kompletten oder inkompletten Querschnittsyndroms deklarieren.
- In den Diagnosegruppen UI1 und UI2 ist ausschließlich der ICD-10-Schlüssel L60.0 maßgeblich. Wird eine andere Diagnose angegeben, ist eine ärztliche Korrektur erforderlich.
Weitere Angaben zur Schädigung – sei es durch zusätzliche ICD-10-Schlüssel oder durch erläuternden Freitext – sind für die Gültigkeit der Verordnung unschädlich. Zusätzlich zum ICD-10-Schlüssel kann auch eine ausgeschriebene Diagnose auf der Verordnung vermerkt werden, um die therapeutische Zielsetzung zu präzisieren.
Korrekturmöglichkeit
Fehlt die Angabe der Diagnose oder ist sie erkennbar nicht therapierelevant, muss sie durch die verordnende Ärztin oder den Arzt vor der Abrechnung ergänzt oder korrigiert werden. Dies erfordert eine erneute Unterschrift und eine Datumsangabe direkt neben der korrigierten Stelle.
Leitsymptomatik
Die Angabe der Leitsymptomatik ist eine Pflichtangabe auf der Heilmittelverordnung und dient der therapeutischen Einordnung der podologischen Behandlung. Sie muss gemäß Heilmittelkatalog erfolgen und kann entweder in kodierter Form (zum Beispiel a), b), c)) oder als Klartext angegeben werden. In den Diagnosegruppen UI1 und UI2 ist die Zuordnung eindeutig: UI1 entspricht der Leitsymptomatik a), UI2 der Leitsymptomatik b). Alternativ kann auch eine patientenindividuelle Leitsymptomatik als Freitext angegeben werden, sofern sie für die Behandlung handlungsleitend ist.
Fehlt die Leitsymptomatik oder ist sie offensichtlich fehlerhaft, kann sie im Einvernehmen mit der verordnenden Ärztin oder dem Arzt nachträglich ergänzt oder korrigiert werden – eine erneute Unterschrift der Ärztin oder des Arztes ist in diesem Fall nicht erforderlich. Bei Verordnungen der Diagnosegruppen UI1 und UI2 sind Korrekturen der Leitsymptomatik grundsätzlich nicht notwendig, da die Zuordnung durch die Diagnosegruppe bereits eindeutig ist. Nachträgliche Korrekturen sind gemäß Ziffer 4 Absatz 2 der Anlage 3 zulässig.
Darüber hinaus kann die Verordnung optional um ein Therapieziel sowie weitere medizinische Befunde oder Hinweise ergänzt werden. Diese Angaben sind nicht verpflichtend, können jedoch zur besseren Einschätzung der Behandlungssituation beitragen. Sofern ärztlicherseits relevante Zusatzinformationen zu Vor- oder Begleiterkrankungen oder zur Zielsetzung der Therapie vorliegen, können diese im entsprechenden Feld auf der Verordnung vermerkt werden. Eine Korrektur dieser optionalen Angaben ist nicht erforderlich.
Hausbesuch
Die Angabe eines Hausbesuchs auf der Heilmittelverordnung stellt eine konditionale Pflichtangabe dar. Das bedeutet: Ein Hausbesuch kann nur dann abgerechnet werden, wenn auf der Verordnung das entsprechende Feld mit „Ja“ angekreuzt ist. Fehlt diese Kennzeichnung oder ist das Feld mit „Nein“ markiert, ist die Abrechnung eines Hausbesuchs nicht zulässig – unabhängig davon, ob die Leistung tatsächlich erbracht wurde. Die Gültigkeit der Verordnung als solche bleibt davon jedoch unberührt.
Soll ein Hausbesuch nachträglich berücksichtigt werden, ist eine Änderung der Verordnung erforderlich. Diese kann ausschließlich durch die verordnende Ärztin oder den Arzt vorgenommen werden und muss mit einer erneuten Unterschrift sowie einer Datumsangabe direkt neben der geänderten Angabe erfolgen. Handschriftliche Änderungen durch den Leistungserbringer sind nicht zulässig.
Wichtig ist, dass die Korrektur vor Einreichung der Verordnung zur Abrechnung erfolgt. Zudem gilt: Im Falle einer nachträglichen Änderung auf „Ja“ ist die Abrechnung eines Hausbesuchs erst ab dem Änderungsdatum möglich. Leistungen, die vor diesem Datum erbracht wurden, können nicht rückwirkend als Hausbesuch abgerechnet werden.
Dringlicher Handlungsbedarf
Die Kennzeichnung eines dringlichen Behandlungsbedarfs auf der Heilmittelverordnung ist eine optionale Angabe, die jedoch direkte Auswirkungen auf die Frist zur Aufnahme der Behandlung hat. Ist das entsprechende Feld auf der Verordnung angekreuzt, muss die Behandlung zwingend innerhalb von 14 Kalendertagen nach dem Ausstellungsdatum beginnen. Wird diese Frist überschritten, verliert die Verordnung ihre Gültigkeit und darf nicht mehr zur Abrechnung eingereicht werden.
In Fällen, in denen kein dringlicher Behandlungsbedarf angegeben ist, verlängert sich die Frist für den Behandlungsbeginn auf 28 Kalendertage ab dem Verordnungsdatum. Diese Regelung gilt für alle regulären Verordnungen außerhalb des Entlassmanagements. Besondere Fristen gelten im Rahmen des Entlassmanagements nach § 39 Absatz 1a SGB V. Hier muss die Behandlung innerhalb von sieben Kalendertagen nach der Entlassung aus dem Krankenhaus oder im unmittelbaren Anschluss an eine stationsäquivalente psychiatrische Behandlung aufgenommen werden. Auch in diesem Fall führt eine Fristüberschreitung zur Ungültigkeit der Verordnung.
Wird ein auf der Verordnung angegebener dringlicher Behandlungsbedarf nicht eingehalten, kann dieser nur durch die verordnende Ärztin oder den Arzt aufgehoben werden. Die Änderung muss mit einer erneuten Unterschrift und Datumsangabe direkt neben der korrigierten Angabe erfolgen. In diesem Fall gilt die reguläre Frist von 28 Kalendertagen für den Behandlungsbeginn. Die Korrektur muss vor Einreichung der Verordnung zur Abrechnung erfolgen, da nachträgliche Änderungen nicht berücksichtigt werden dürfen.
Dokumentation und Abrechnung: Sorgfalt zahlt sich aus
Die korrekte Dokumentation und Abrechnung der erbrachten Leistungen ist ein zentraler Bestandteil der podologischen Versorgung und Voraussetzung für eine rechtssichere Vergütung. Jede Behandlungseinheit muss am Tag der Leistungserbringung nachvollziehbar dokumentiert werden. Dies umfasst die genaue Angabe der durchgeführten Maßnahme, das Datum sowie die Initialen des behandelnden Leistungserbringers. Die Eintragung kann entweder im Wortlaut oder unter Verwendung der vereinbarten Kürzel gemäß Anlage 1a, 1b bzw. 1c erfolgen.
Besonders wichtig ist die Unterschrift der oder des Versicherten, die ebenfalls am Behandlungstag erfolgen muss. Vorausunterschriften oder pauschale Bestätigungen sind ausdrücklich unzulässig. Die Unterschrift dient der Bestätigung der tatsächlich erbrachten Leistung und ist ein unverzichtbarer Bestandteil der Abrechnungsunterlagen. Bei Kindern unter zehn Jahren ist die Unterschrift durch eine gesetzliche Vertreterin oder einen gesetzlichen Vertreter erforderlich.
In Fällen, in denen die versicherte Person aus persönlichen Gründen nicht selbst unterschreiben kann, darf die Bestätigung durch eine Betreuungsperson erfolgen – beispielsweise durch Pflegepersonal in sozialen Einrichtungen. In solchen Fällen muss auf der Verordnung vermerkt werden, wer unterschrieben hat und aus welchem Grund. Die Einhaltung dieser Vorgaben ist entscheidend, da fehlerhafte oder unvollständige Dokumentationen zu Rechnungskürzungen oder zur vollständigen Retaxierung führen können. Eine nachträgliche Korrektur der Angaben ist nur unter bestimmten Voraussetzungen möglich und muss durch eine erneute Unterschrift der oder des Versicherten mit Datumsangabe bestätigt werden.
Fazit: Vorbereitung ist alles
Wer die Vorgaben kennt und sorgfältig umsetzt, vermeidet Stolperfallen und sorgt für eine rechtssichere Versorgung. Die Anlage 3 bietet eine klare Orientierung, der Vertrag nach § 125 SGB V regelt die Rahmenbedingungen. So gelingt der erste Termin – zur Zufriedenheit aller Beteiligten.
Über die Autorin
Sindy Burow ist Podologin, B.A. Health Care Education, Vizepräsidentin Deutscher Verband für Podologie (ZFD), Erste Vorsitzende Deutscher Verband für Podologie (ZFD) LV Berlin Brandenburg e.V., SHP-Podologie, Wundassistentin DDG
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